Datenschutz- & IT-Datenschutzmanagement

Datenschutz beginnt nicht bei der Datenschutzerklärung. Er beginnt bei der Frage, was mit Ihren Daten tatsächlich passiert.

Personenbezogene Daten entstehen heute nahezu überall: in Microsoft 365, E-Mails, Bewerbungen, CRM-Systemen, Telefonanlagen, Websites, Kontaktformularen, Cloud-Diensten, Backups, Kamerasystemen und zahlreichen weiteren Anwendungen.

Die Herausforderung besteht deshalb nicht darin, irgendwo eine Datenschutzerklärung abzulegen. Entscheidend ist, dass die tatsächlichen Datenflüsse verstanden, rechtlich bewertet und technisch sinnvoll umgesetzt werden.

IT und Datenschutz gemeinsam betrachten.

Wir verbinden technische IT-Kompetenz mit juristischer Prüfung. Unser Syndikus kann den jeweiligen Sachverhalt aus rechtlicher Sicht bewerten und gemeinsam mit unserem IT-Team prüfen, welche technischen und organisatorischen Maßnahmen daraus entstehen.

So sprechen Recht und Technik nicht aneinander vorbei.

Was wir gemeinsam betrachten können.

• Microsoft 365 und Cloud-Dienste
• E-Mail und Kommunikationssysteme
• Benutzer- und Berechtigungskonzepte
• Backups und Aufbewahrung
• CRM- und ERP-Systeme
• Personal- und Bewerberdaten
• Kontaktformulare
• Cookies und Tracking
• Analyse- und Marketingtools
• Newsletter und Kommunikationsplattformen
• Video- und Konferenzsysteme
• Telefonie und VoIP
• Hosting und Server
• Auftragsverarbeiter und externe Dienstleister
• Lösch- und Aufbewahrungskonzepte

Wenn Recht und Technik zusammenpassen müssen.

Eine rechtliche Vorgabe ist nur dann wirklich hilfreich, wenn sie in der IT umgesetzt werden kann.

Wenn beispielsweise Zugriffsrechte eingeschränkt werden müssen, Daten gelöscht werden sollen oder bestimmte Informationen nur für einen begrenzten Zeitraum gespeichert werden dürfen, muss die technische Umgebung diese Anforderungen auch abbilden können.

Wir prüfen deshalb nicht nur, was organisatorisch gefordert ist, sondern auch, wie sich die Anforderungen praktisch in Ihrer IT umsetzen lassen.

Auch Ihre Website gehört zum Datenschutzmanagement.

Ihre Website kann zahlreiche personenbezogene Daten verarbeiten, ohne dass dies auf den ersten Blick sichtbar ist.

Kontaktformulare, Bewerbungen, Newsletter, Analysewerkzeuge, externe Schriftarten, Karten, Videos, Chat-Systeme, Captcha-Dienste, Social-Media-Inhalte oder Marketingtechnologien können datenschutzrechtlich relevant sein.

Wir können bestehende Websites technisch untersuchen und gemeinsam mit der juristischen Bewertung feststellen, wo Anpassungen erforderlich sind.

Website überarbeiten statt nur Datenschutzerklärung ändern.

Wenn eine Website datenschutzrechtlich oder technisch nicht sauber aufgestellt ist, reicht es häufig nicht, lediglich Texte auszutauschen.

Wir können die technische Umsetzung anpassen – beispielsweise externe Dienste ersetzen, Einbindungen verändern, Consent-Lösungen integrieren, Formulare überarbeiten oder Tracking technisch anders umsetzen.

So wird aus einer juristischen Feststellung eine tatsächlich umgesetzte technische Lösung.

Datenschutz und Tracking gehören zusammen.

Gerade bei Websites und Online-Marketing ist entscheidend, welche Daten erhoben werden, wann dies geschieht und welche Dienste daran beteiligt sind.

Wir können die technische Situation analysieren und gemeinsam mit der juristischen Prüfung eine passende Vorgehensweise entwickeln.

Microsoft 365 und Cloud nicht einfach blind einsetzen.

Cloud-Dienste können enorme Vorteile bieten, bringen aber auch Fragen zu Datenverarbeitung, Berechtigungen, Aufbewahrung, Zugriffen und Dienstleistern mit sich.

Wir betrachten deshalb sowohl die technische Konfiguration als auch die relevanten rechtlichen Rahmenbedingungen und zeigen auf, wo Handlungsbedarf besteht.

Berechtigungen sind auch Datenschutz.

Wenn Mitarbeiter auf Daten zugreifen können, die sie für ihre Arbeit nicht benötigen, ist das nicht nur ein Sicherheitsproblem.

Ein durchdachtes Berechtigungskonzept gehört auch zu einem professionellen Umgang mit personenbezogenen Daten.

Wir unterstützen bei der technischen Umsetzung von Rollen, Gruppen, Zugriffen und Freigaben.

Löschen klingt einfach. Ist es aber nicht.

Personenbezogene Daten können sich gleichzeitig in E-Mail-Postfächern, Dateisystemen, Cloud-Diensten, Backups, CRM-Systemen und anderen Anwendungen befinden.

Deshalb betrachten wir Löschkonzepte nicht nur auf dem Papier, sondern prüfen, welche technischen Systeme tatsächlich betroffen sind und wie sich definierte Lösch- und Aufbewahrungsregeln praktisch umsetzen lassen.

Auch externe Dienstleister gehören auf den Prüfstand.

Ihre Daten werden möglicherweise nicht nur von Ihrer eigenen IT verarbeitet. Hosting, Cloud, Newsletter, Telefonie, Support, Buchhaltung, Bewerbungsplattformen und zahlreiche weitere Anbieter können beteiligt sein.

Wir helfen dabei, die technischen Datenflüsse sichtbar zu machen und die beteiligten Systeme und Dienstleister nachvollziehbar zu dokumentieren.

Datenschutz ist kein einmaliges Projekt.

Neue Software, neue Mitarbeiter, neue Websites, neue Marketingtools oder ein Wechsel in die Cloud können die Datenverarbeitung verändern.

Deshalb sollte Datenschutzmanagement mit der Entwicklung Ihres Unternehmens mitwachsen.

Technische Umsetzung statt Papier-Compliance.

Unser Anspruch ist nicht, möglichst viele Dokumente zu produzieren.

Wir wollen verstehen, welche Daten Ihr Unternehmen verarbeitet, wo diese Daten liegen, wer darauf zugreifen kann und welche technischen Maßnahmen erforderlich sind.

Juristische Prüfung trifft Systemhaus.

Unser Syndikus kann den konkreten Sachverhalt juristisch prüfen. Unser IT-Team betrachtet anschließend die technische Realität und die Möglichkeiten der Umsetzung.

Damit entsteht eine Verbindung zwischen rechtlicher Bewertung und praktischer IT.

Wichtig: Die konkrete rechtliche Bewertung erfolgt immer bezogen auf den jeweiligen Sachverhalt und ersetzt bei Bedarf nicht die Beauftragung eines externen spezialisierten Rechtsanwalts.

Für Geschäftsführung, Datenschutzverantwortliche und IT-Leitung.

Sie erhalten eine verständliche Sicht darauf, wo personenbezogene Daten verarbeitet werden, welche technischen Risiken bestehen und welche Maßnahmen als Nächstes sinnvoll sind.

Bei Websites können wir nicht nur analysieren, sondern auf Wunsch auch direkt die erforderlichen technischen Anpassungen umsetzen.

Datenschutz sollte Ihre IT nicht ausbremsen.

Unser Ziel ist eine Lösung, die rechtliche Anforderungen, technische Sicherheit und den tatsächlichen Arbeitsalltag Ihres Unternehmens zusammenbringt.

Datenschutz- und IT-Datenschutzmanagement besprechen.